Protocole

Lignes directrices d’accueil du lieutenant-gouverneur

Le Bureau du lieutenant-gouverneur est votre ressource initiale lorsque vous invitez le lieutenant-gouverneur à prendre part à votre événement. Une lettre en réponse à votre invitation vous sera envoyée dès que le calendrier des événements pour la période sera finalisé. L’aide de camp en fonction coordonnera ensuite les dispositions protocolaires de votre événement. 

1.             COMMUNICATIONS CONCERNANT VOTRE ÉVÉNEMENT

L’aide de camp désigné pour accompagner le lieutenant-gouverneur pour l’occasion communiquera avec vous avant l’événement. L’aide de camp vous donnera un numéro de téléphone à composer si vous avez des questions ou si vous avez besoin de renseignements supplémentaires.

2.         PUBLICITÉ ET MÉDIAS

Toute publicité annonçant la participation du lieutenant-gouverneur à votre événement doit être revue avant sa diffusion par le Bureau du lieutenant-gouverneur. Dans le cas des grands rassemblements où la publicité vise à encourager la participation du public, la présence de Son Honneur doit être signalée. Pour tout renseignement sur la publicité, communiquez avec Mme Phyllis Fraser, chef de cabinet et secrétaire particulière du lieutenant-gouverneur, au 204-945-2752.

3.         PLAQUES ET PUBLICATIONS

Si une plaque doit être dévoilée, son texte doit signaler la présence du lieutenant-gouverneur et il doit être revu par le bureau avant la fabrication de la plaque. Le programme doit aussi indiquer la présence de Son Honneur (ou de Ses Honneurs si Mme Lee accompagne son époux) et l’ébauche des textes doit être revue par le bureau ou l’aide de camp avant l’impression.

4.         HÔTE DE L’ÉVÉNEMENT

L’hôte doit être un membre haut placé de l’organisation, désigné par celle-ci; il s’agit habituellement du président. Le mot « hôte » utilisé ci-dessous fait référence à cette personne. Il est aussi souvent utile d’avoir un organisateur distinct avec lequel l’aide de camp peut communiquer.

5.         RENCONTRE D’INVITÉS À UN ÉVÉNEMENT

Le lieutenant-gouverneur apprécie rencontrer les invités et l’hôte doit présenter à Son Honneur (Ses Honneurs) le plus grand nombre d’invités possible, en plus du temps passé avec les invités d’honneur.

6.         ACCUEIL DU LIEUTENANT-GOUVERNEUR

Son Honneur se fera un plaisir de prononcer une allocution de bienvenue convenant à l’occasion. Ce discours ne dure généralement pas plus de trois minutes.
Il est préférable que le lieutenant-gouverneur ne soit invité à parler qu’une fois, au début du programme, avant les autres conférenciers et après l’hôte. Il faut prévoir un podium ou un lutrin, un micro qui fonctionne et un éclairage suffisant pour pouvoir consulter des notes.

7.         AUTRES DISCOURS

La présentation du lieutenant-gouverneur doit être brève. Le maître de cérémonie peut par exemple dire : « J’invite maintenant Son Honneur à dire un mot de bienvenue ». Les conférenciers doivent s’adresser d’abord à l’hôte, suivi de « Son Honneur » (ou « Ses Honneurs » si Mme Lee est également présente). Les autres fonctionnaires doivent être mentionnés en ordre de préséance.

8.         ARRIVÉE DU LIEUTENANT-GOUVERNEUR

L’hôte accueille généralement le lieutenant-gouverneur à l’entrée principale de l’édifice. Il conduit ensuite son Honneur (ou Ses Honneurs) à une réception préliminaire pour les invités de marque. Il est utile de prévoir une personne pour s’occuper des manteaux et de réserver un ascenseur, au besoin.

Si Son Honneur est seul, il sera accompagné par un aide de camp (deux personnes en tout). Si Ses Honneurs sont tous deux présents, l’épouse de l’aide de camp sera présente comme assistante de Mme Lee (quatre personnes en tout).

9.         RÉCEPTION

La réception qui précède un repas ou une cérémonie donne au lieutenant-gouverneur l’occasion de rencontrer les invités à la table d’honneur et autres invités de marque. Son Honneur arrivera de façon non officielle à cette réception. Une présentation générale aux invités présents est toutefois de mise. 

10.       ENTRÉE DU LIEUTENANT-GOUVERNEUR DANS LA SALLE

Tous les invités à la table d’honneur (à l’exception de Son Honneur ou de Ses Honneurs) doivent prendre leur place. Le maître de cérémonie fait ensuite l’annonce suivante :

« Mesdames et messieurs, veuillez vous lever pour l’arrivée du lieutenant-gouverneur du Manitoba, l’Honorable Philip Lee (et de Son Honneur, Mme Anita Lee), et rester debout pour le salut vice-royal ».

L’aide de camp entre le premier dans la salle, suivi de Son Honneur (ou Ses Honneurs). Le lieutenant-gouverneur est toujours la dernière personne à entrer dans la salle. L’épouse de l’aide de camp peut se joindre aux autres invités de la table d’honneur lorsque ceux-ci prennent place. Si la table est sur une estrade, on doit asseoir Son Honneur, ou Ses Honneurs, au centre. Dans les autres cas, ils doivent être assis à la droite de l’hôte, les autres invités d’honneur étant répartis de chaque côté de l’hôte.

11.       SALUT VICE-ROYAL MUSICAL

Dans le cadre des événements structurés, le « salut au lieutenant-gouverneur », que l’on appelle aussi « salut vice-royal » est interprété.

Le salut vice-royal est composé des six premières mesures de « God Save the Queen », suivies des quatre premières et quatre dernières mesures de l’hymne national « O Canada ». Si vous avez un petit orchestre ou un pianiste qui peut jouer le salut, le bureau peut vous en fournir la partition. Autrement, l’aide de camp pourra vous fournir un disque compact, que vous êtes priés de lui retourner ensuite.

Le salut vice-royal est joué lorsque le lieutenant-gouverneur arrive à sa place sur l’estrade ou à la table d’honneur, et avant qu’il ne s’assoie.

Le salut vice-royal n’est jamais joué quand Son Honneur entre dans la salle ou pendant qu’il marche jusqu’à sa place. Son Honneur doit être immobile pour que le salut soit interprété. Les personnes présentes ne doivent pas chanter pendant le salut vice-royal.

L’hymne national peut être joué ou chanté après le salut vice-royal ou immédiatement avant le départ du lieutenant-gouverneur à la fin de l’événement.

12.       REPAS

Le lieutenant-gouverneur est assis à la droite de l’hôte. Il peut être présenté dans la séquence des présentations de la table d’honneur, si cela fait partie de la présentation du maître de cérémonie.
Une place doit être prévue pour l’aide de camp (et son épouse) à une table voisine qui leur permet de voir le lieutenant-gouverneur. Des marque-places doivent réserver les places de l’aide de camp et de son épouse, qui ne doivent jamais tourner le dos au lieutenant-gouverneur.

Lors d’un repas ou d’une réception, le lieutenant-gouverneur est toujours servi en premier.

Lors d’un repas, si un toast à sa Majesté est proposé, c’est généralement l’hôte qui lève son verre après le plat principal et avant le dessert. La formule d’usage est la suivante :

« Mesdames et messieurs – La Reine du Canada »

La réponse correcte est :

« La Reine »

(On n’entrechoque pas les verres pour le toast à la Reine)

13.       DÉPART DU LIEUTENANT-GOUVERNEUR

Le lieutenant-gouverneur est la première personne à quitter la salle une fois l’événement terminé.
Si au cours de la planification avec l’aide de camp on a décidé qu’un départ officiel était de mise, le maître de cérémonie doit annoncer :

« Mesdames et messieurs, veuillez vous lever et rester à vos places pour le départ de Son Honneur (Ses Honneurs) ».

Si l’hymne national est interprété à la fin de l’événement, l’annonce peut être modifiée pour demander aux personnes présentes de rester debout après l’hymne national pour le départ du lieutenant-gouverneur.

Si l’horaire du lieutenant-gouverneur exige que celui-ci parte avant la fin de l’événement, ou si l’événement n’a pas de fin précise, le lieutenant-gouverneur partira sans être annoncé.

Pour toute question, l’organisateur de l’événement doit communiquer avec l’aide de camp assigné à l’événement. Vous pouvez également communiquer avec Mme Phyllis Fraser, chef de cabinet et secrétaire particulière du lieutenant-gouverneur, au 204-945-2752.